Identificación
Consiste en ubicar la existencia de documentos sonoros grabados en diferentes tipos de soportes que, ya sea de forma unitaria o agrupados en fondos documentales, poseen un valor que permite identificarlos como parte del patrimonio cultural. Con base en criterios curatoriales institucionales, las y los investigadores de la Fonoteca Nacional realizan un trabajo permanente de búsqueda, rastreo y localización de documentos sonoros diseminados en los más variados lugares y bajo la tutela de diferentes personas u organismos, que requieren y son susceptibles de ser atendidos y preservados.
Diagnóstico
Una vez identificados como objetos de valor cultural, los soportes sonoros reciben un diagnóstico que permite conocer el estado material que guardan, con el fin de implementar las medidas necesarias para su conservación. Se analizan diferentes características dependiendo el tipo de soporte (un cilindro, un disco de surco, una cinta magnética, cada uno con diferentes cualidades y problemáticas).
Inventario
Es una herramienta documental que permite tener un registro total del número de soportes que conforman un acervo e identificarlos con un código único. En esta etapa se hace una primera descripción en la que se enuncian, de manera general, los datos básicos del soporte: título, tipo de soporte, fondo o colección a la que pertenece, procedencia, categoría en la que se puede clasificar el contenido, entre otros.
Conservación
Es una tarea de gestión permanente que garantiza la manutención de un objeto, evitando la alteración de sus materiales y su función. La conservación de soportes sonoros involucra conocer las características físicas, químicas y tecnológicas de cada soporte y la aplicación de tratamientos adecuados tales como limpieza mecánica, eliminación o atenuación de agentes externos o internos que producen degradación y pérdida de la información de audio; cambio de empaque y, en general, la preparación para su resguardo bajo condiciones controladas de temperatura y humedad.
Digitalización
Es el proceso mediante el cual, a partir de una señal de audio analógica, se obtiene una representación de la misma en formato digital. Digitalizar permite salvaguardar la información de audio grabada en un soporte más estable y seguro, y conservarla incluso si su soporte original llegara a perderse; además, permite hacer múltiples copias sin deteriorar su calidad, ser consultadas por más de una persona de manera simultánea, así como ser reutilizadas una y otra vez sin que se altere el soporte original.
Catalogación
Consiste en la descripción detallada tanto de la forma física como de los contenidos de los documentos sonoros. Permite organizar, identificar y recuperar la información que explica y da contexto al contenido de cada audio preservado (metadatos). Para llevar a cabo este proceso es necesario escuchar cada uno de los audios ya digitalizados clasificando y llenando los diferentes campos de información que permitan reconocer claramente el contenido sonoro de una grabación. Los datos obtenidos se organizan y sistematizan en catálogos y bases de datos que posibilitan el acceso posterior a los documentos. Para llevar a cabo el proceso de catalogación se deben considerar los lineamientos nacionales e internacionales en la materia.
Acceso
Esta acción consiste en poner a disposición de los usuarios los audios preservados para su escucha a través de diversas estrategias de difusión: desde la consulta presencial del acervo en las audiotecas remotas de la Red Nacional de Audiotecas, pasando por las diferentes plataformas digitales (página web, Musiteca, Mapa Sonoro de México), hasta actividades como sesiones de escucha dirigida, instalaciones artísticas sonoras, exposiciones, caminatas sonoras y conferencias, entre otras.
La puesta en acceso involucra procesos de investigación que permiten explorar y dar a conocer las diversas facetas del acervo; asimismo, algunos documentos pueden ser restaurados digitalmente con criterios históricos para garantizar su escucha.